Persondatapolitik

Hvordan behandler Flex4Business ApS persondata

Persondatapolitik

Persondatapolitik for Flex4Business ApS. Her kan du læse om hvordan vi behandler persondata fra webside og app iht. de gældende retningslinjer på området.

Virksomhed og dataansvarlig

Flex4Business ApS
Nåleskovvej 3, 4291 Ruds Vedby
CVR: 42497762

Dataansvarlig/DPO: Glen Nielsen - glen@flex4b.com

Hvad dækker persondata?

Persondata er data for fysiske individer og enkeltmandsvirksomheder. Oplysninger om andre
typer virksomheder – f.eks. aktieselskab og anpartsselskab – er ikke beskyttet af
databeskyttelsesforordningen. Det samme gælder oplysninger om myndigheder.
Portrætbilleder af personer er til gengæld dækket af forordningen.
Vi følger de til enhver tid gældende regler om hvad persondata dækker.
Læs nærmere om emnet på Datatilsynets hjemmeside.

Fortrolighed

Flex4Business ApS er dataansvarlig iht. EU Persondataforordning når du benytter vores egne websider og apps. Vi er derfor forpligtet til at
anvende dine personoplysninger fortroligt.

Hvilke data?

Vores hjemmeside er sat op til kun at modtage og opbevare almindelige personoplysninger mv.
Det drejer sig f.eks. om kontaktformularer, hvor vi er nødt til at have et minimum af oplysninger for at kunne give dig
tilbud, kontakte dig, eller på anden måde hjælpe dig. Det kunne f.eks. være navn, telefonnummer og/eller email.
I vores apps indhenter vi ligeledes oplysninger der skal benyttes for at kunne bruge appen.

Vores side kan i forbindelse med fejlfinding, angreb, sikkerhed og lign. og logge IP adresse.

Derudover spørger vi dig på websiden om lov til at indhente data til statistik og marketing. Det kan være igennem f.eks. Google Analytics, Meta pixel og lign. i den grad som det er muligt og lovligt.
Den type data indsamles dog kun hvis du accepterer den type cookies i vores cookies boks, og du kan altid ændre dit valg via linket i bunden af siden.
Vores cookies er beskrevet på cookies siden

E-mail kommunikation

Når du besøger vores hjemmeside, kan du vælge at modtage nyhedsbreve og anden form for
information med tilbud og relevant information. Du modtager kun disse former for
information, hvis du selv aktivt har valgt det. Hvis du ikke længere ønsker at modtage
nyhedsbreve eller anden information fra os, kan du til enhver tid vælge dette fra via link i nyhedsbrev eller ved at
kontakte os på emailen: mail@flex4b.com

Kreditkort sikkerhed

Vi gemmer aldrig kreditkortinformation – vi anvender en løsning fra f.eks. NETS og gateways
om f.eks. Bambora/WorldLine/Epay, Quickpay eller lign., hvor kreditkortinformationer
indtastes i et sikkert miljø (SSL), og sendes i krypteret form videre til NETS uden at vi har
adgang til kreditkortdata. Vi benytter altid godkendte indløsere og gateways

Datasikkerhed

De oplysninger vi modtager gemmes i en database, der beskyttes af flere niveauer af
adgangskontroller, og er på en server der er sikret og står i stort datacenter med flere
niveauer af beskyttelse. Oplysningerne er ikke opbevaret i krypteret form – med få
undtagelser herunder passwords som altid opbevares i krypteret form. Vi benytter på vores
webside et SSL certifikat, og oplysninger transmitteres derfor i krypteret form i henhold til
certifikatets forskrifter. Oplysninger der sendes fra formular sendes til os via email via en SSL krypteret forbindelse.

Vi har naturligvis også beskrevet protokoller for at øge sikkerheden - herunder bl.a.:

- IT-sikkerhedspolitik

- Procedure for håndtering af databeskyttelsesbrud

- Procedure for håndtering af registreredes rettigheder
- IT risikovurdering

Vi videregiver som udgangspunkt aldrig oplysninger til 3. part. Vi deler oplysninger internt i firmaet efter behov for at kunne løse opgaven, og herunder kan der også deles med andre firmaer der hjælper med at løse opgaven. Det er enten firmaer vi har kontrakt med og hvor personoplysninger er beskyttet derigennem, eller firmaer du som kunde har godkendt.
Hvis du er kunde hos Flex4Business ApS er firmaer beskrevet i databehandleraftalen.


Hvilke informationer har jeg adgang til?

Som registreret har du altid mulighed for indsigt, og du kan gøre indsigelse mod en
registrering i henhold til reglerne i Persondataloven.
Du har som bruger altid de rettigheder der er beskrevet i GDPR.

Hvis du ønsker at få rettet eller slettet oplysninger kan du henvende dig skriftligt til
Flex4Business ApS på mail@flex4b.com, og så vil vi hurtigt behandle din klage.

Du har også altid mulighed for at indgive en klage til datatilsynet

Hvor længe opbevares mine oplysninger?

De personoplysninger, du videregiver til Flex4Business ApS via webside og app opbevares som minimum i 5 år hvis det er
af regnskabsmæssig karakter, idet bogføringsloven stiller krav om opbevaring af
regnskabsmateriale i 5 år.
Data indsendt i formularer gemmes så længe det er relevant, eller der er et kundeforhold.
Du kan som privatperson altid kontakte os og få slettet evt. oplysninger som ikke kræves gemt
jf. loven

Hvordan håndterer vi de systemer, som vi driver for andre virksomheder?

Flex4Busines hovedforretning er, som det fremgår af hjemmesiden, salg af SaaS system.
I et sådan kundeforhold er vores rolle at være databehandler mens kunde er dataansvarlig.
Som databehandler skal vi håndtere personfølsomme data under instruks fra dataansvarlig.
Det er således principielt dataansvarliges ansvar at håndtere henvendelser fra personer vedr.
personfølsomme data.
Vi udarbejder en databehandleraftale mellem os og kunden. I denne beskrives ansvarsfordelingen mellem dataansvarlig (kunden) og databehandler (Flex4Business ApS) helt præcist.
I den forbindelse kan nævnes, at kunden iht. Persondataforordningen skal udarbejde en Persondatapolitik i stil med nærværende dokument


Opdatering af persondatapolitikken

Vi kan opdatere persondatapolitikken efter behov - f.eks. ved nye regler.
Persondatapolitikken vil altid findes i nyeste version på vores webside