Kort system (sæsonkort, årskort, medlemskort mv.)
Hvad er vigtigt når I skal have et nyt kortsystem, og hvad skal I være opmærksomme på. I dette blogindlæg prøver vi at komme rundt om nogle af de vigtigste ting.
Hvad er et kort system?
Et kort system kan dække over mange ting, og kan være små systemer med en type kort, og større systemer som kan dække mange forskellige typer af kort. Nogle systemer kan lave fysiske kort, andre kan lave digitale og flere systemer kan lave begge dele.
Eksempler på kort man kan lave i et kort system kunne være
- Årskort
- Sæsonkort
- Medlemskort
- Medarbejderkort
- VIP kort
I dette blogindlæg ser vi på hvilke ting du skal være opmærksom på når du skal vælge kortsystem, og vi ser på alle de vigtige ting du skal kende for at få en problemfri hverdag med systemet.
Hvilke funktioner har du brug for?
Vi kigger her på hvilke funktioner du kunne have brug for i et kort system, så du er godt forberedt hvad enten du skal bruge årskort, sæsonkort, medlemskort eller noget helt andet.
Stregkoder på kort
Hvis du skal bruge kort som skal kunne valideres, så kræver det at systemet kan sætte en stregkode på kortet.
I mange systemer kan man styre det for de forskellige korttyper, så nogle kort kan have det og andre ikke.
Stregkoden gør det muligt at scanne kort fra f.eks. kassesystemer (POS), computere med stregkodescannere og fra smartphones med det indbyggede kamera.
Vær opmærksom på om
- Stregkoden kan genereres og printes automatisk på kort
- Om man kan vælge det fra og til på forskellige typer kort
- At stregkoden kan scannes fra smartphones (med indbygget kamera)
- At stregkoden kan scannes fra computere med scannere (uden special hardware eller software installeret)
- At stregkoden kan scannes fra POS/kassesystemer
Scanning af kort (validering)
Udover en stregkode på kortet, så kræver det at det valgte system har et scannesystem indbygget.
Scannesystemet validerer stregkoden, og fortæller om den er gyldig. Det kan f.eks. bruges til indgang i parker, specielle arrangementer, tjek af medlemsstatus og meget andet.
Hvis man ønsker dette, så kan det smart at købe et kortsystemet som også har et billetsystem og en webshop.
Herunder er listet nogle af de ting du skal undersøge
- At der medfølger et valideringssystem/scannesystem
- At stregkoden kan scannes fra smartphones (med indbygget kamera)
- At stregkoden kan scannes fra computere med scannere (uden special hardware eller software installeret)
- At stregkoden kan scannes fra POS/kassesystemer
- At det er internetbaseret, så man ikke er hardware afhængig
- At scannesystemet er pålideligt og hurtigt
- At man kan styre indstillinger for scanninger
Fysiske kort vs. digitale kort
Du skal finde ud af om det skal være et fysisk kort f.eks. plastik kort, eller om det skal være et digitalt kort man viser på f.eks. smartphone.
Digitale kort kræver at brugeren får en app eller en URL hvor kortet er på så brugeren nemt kan vise sit kort.
Fysiske kort kræver systemet er lavet så man kan printe plastikkort på kortprinter, og at systemet kan håndterer hele denne proces. Læs mere under punktet med kortstyring i administrationen
Forskellige typer kort
De fleste der bruger kortsystemer, kommer til at have forskellige typer af kort - måske ikke til at starte med, men så over tid.
Det kan være f.eks. baseret på alder (børn, almindelig, senior osv), medlemsstatus, intern/ekstern, medarbejdere, VIP og meget andet
Der er derfor også nogle ting du skal være opmærksom på at systemet skal kunne
- Sikre du kan oprette forskellige typer af kort
- Sikre man kan registrerer forskellige oplysninger på de forskellige kort
- Medarbejderkort og sæsonkort har f.eks. ofte ikke brug for de samme oplysninger
- Sikre man kan vælge hvad der vises på kortet for hver korttype
- Du vil ofte gerne registrere mere f.eks. adresse, postnr. og by, men ikke vise det hele på kortet
- Gode muligheder for ekstra ting f.eks.
- Antal kortet gælder for
- Standard indstillinger der er presat som kan styres
- Mulighed for medbringe gæster i perioder (marketing)
Køb af kort fra webside / webshop
En anden ting du også skal tænke på er integrationen med jeres webside eller webshop.
Her kan det være en stor fordel at vælge et system som har både webside/CMS, webshop, billetsystem og kortsystem, da I så kan få den bedst mulige integration.
Det er vigtigt, at hvis det er kort som sælges, at du så også kan have dem som produkt i din webshop, så de nemt kan sælges og markedsføres.
Her er der også nogle ting du skal være opmærksom på
- Kan der oprettes produkter baseret på typer af kort (så du kan sælge dem alle)
- Kan man vælge hvilke typer der må sælges i shoppen
- Kan man udfylde kortoplysninger på webshoppen
- Kan man uploade billede på webshoppen
- Kan billedet drejes og zoomes så det bliver korrekt
- Mulighed for at godkende betingelser og persondataloven
En anden smart ting er at sikre at brugeren også kan opdatere kortet fra websiden med f.eks. nyt telefonnummer, adresse og lign.
Så kan man sikre oplysninger altid er opdateret
Fornyelse af kort fra webside / webshop
Hvis jeres kort er nogle som skal/kan fornyes - f.eks. årskort, sæsonkort, medlemskort, så skal det helst være noget som man nemt kan gøre via webshoppen.
Nogle af de ting der er vigtige ved fornyelse af kort er
- Administrator skal kunne vælge hvilke typer kort der kan fornyes
- Ejeren af kortet skal kunne bruge de eksisterende oplysninger fra kortet
- Ejeren af kortet skal kunne ændre udvalgte oplysninger
- Ejeren af kortet skal kunne forny billedet eller beholde det eksisterende
- Fornyelsen skal kunne sælges i webshoppen som et produkt
Kort styring i administraionen
Administrationen af kort er også super vigtig. Der er mange ting man skal kunne her, og ved fysiske kort skal der være endnu flere muligheder og automatisering, så man super nemt kan lave og udleverer kort.
Her er nogle af de ting man skal være opmærksom på
- Godt overblik over kort
- Gode søgemuligheder i kort (og mulighed for at scanne et kort frem)
- God opdeling af de forskellige typer af kort
- Mulighed for at oprette kort i administrationen (inkl. billede)
- Mulighed for at forny kort direkte i administrationen
- Mulighed for at deaktiverer kort
- Mulighed for at slette kort
- Mulighed for at redigerer kortoplysninger
- Mulighed for at skifte billede
- Lås kort så der ikke kan ændres på det
- Gem interne beskeder på kortet (som kan ses af personale)
- Se hvornår de sidst har været der (f.eks. de sidste 20 gange)
Hvis man har fysiske kort skal man desuden se på følgende
- Mulighed for at udskrive kort på kortprintere (ikke hardware specifikt)
- Mulighed for at udskrive alle kort solgt på en ordre med et klik
- Mulighed for at opsætte skærme hvor folk selv kan udfylde kortoplysninger og tage billede (lave kort på stedet - helst hardware uafhængigt)
- Nem kortstyring og printkø
Statistik på kort
En af de sidste, men også vigtige ting er, at der er god statistik. Her er det både vigtigt at man har statistik over kort, scanninger og salg - så man nemt kan få et overblik.
Dette overblik er nemmest at få hvis systemet indeholder alle systemer beskrevet i dette blogindlæg dvs. både webshop, billetsystem/scannesystem og kortsystem.
Nogle af de ting der er vigtige i statistikken er
- Statistik for både salg, scanninger og kort
- Salgsstatistik som viser både antal og pris og tæller sammen baseret på produkter
- Mulighed for at lave egne salgsgrupper som tælles sammen (f.eks. alle billetter, kort osv.)
- Scannestatistik der viser alle typer scanninger
- Scannestatistik baseret på bruger
- Scannestatistik baseret på sted (f.eks. forskellige billethuse)
- Mulighed for at lave egne scannegrupper som tælles sammen (f.eks. alle billetter, kort osv.)
- Kort statistik der viser scannede kort
- Kort statistik der viser printede kort
- Bankoversigt der viser salg og tilbageførsler
- Muligheder for at koble sammen med andre services
Sikkert, stabilt, hurtigt og med god support
Det sidste punkt her drejer sig ikke om selve systemet, men mere om servicen omkring systemet.
Det er vigtigt at vælge en leverandør som har høj sikkerhed og som leverer en hurtigt og stabilt system som du kan regne med.
I praksis kan det være en god ide at gå efter et SaaS (Software as a Service) system fremfor f.eks. open source (som f.eks. Wordpress eller Magento). På den måde sikre du at der ikke er brugt 3. parts plugins som gør systemet langsomt eller usikkert, og i værste fald bryder GDPR ved at sende data fra systemet udenfor EU. I SaaS systemer kan systemet sagtens tale sammen med andre produkter via f.eks. plugins, men dem der laver systemet har sikret alle plugins er sikre, og holder dem opdateret. Du kan dermed få en garanti for højere sikkerhed, og samtidige kender firmaet systemet ud og ind.
Sørg for at vælge et system der løbende opdateres både mht. sikkerhed, brugervenlighed, funktioner, teknisk søgeoptimering mv. så systemet altid er up to date.
Det kan det være en fordel at vælge et danskudviklet system som også sælges i udlandet. Så sikrer du det er tilpasset til danske forhold og danske regler, samtidige med det kan tilpasses udenlandske krav og sprog.
Det også en god ide at vælge et system hvor du kan få lavet specialtilpasninger - på den måde sikrer du at du ikke vokser fra det og skal starte forfra.
Sidst skal du sikre der er ordentlig support. Ofte kan vejen til at få lavet tilpasninger eller få rettet noget være lang gennem mange personer med forskellige titler inden det når til personen der skal rette det. Det betyder også lang leveringstid og dyrere priser. Ved at vælge en leverandør med kortere vej til dem der laver rettelserne, så er det ofte både billigere, hurtigere og bedre, med mindre chance for misforståelser.
Flex4B: Et system til det hele
Et godt bud på et system der lever op til alt ovenstående, og ovenikøbet har mange flere features, er Flex4B systemet som leveres af Flex4Business ApS.
Flex4B systemet er et velfungerende SaaS system som indeholder både CMS, Webshop, billetsystem og kortsystem. Systemerne kan sælges sammen eller hver for sig. Det er gennemtestet og kunderne hos Flex4Business ApS laver hver år mange mange tusinder af kort. Erfaringen har gjort at systemet er optimeret og klar til brug, og fleksibiliteten i systemet gør at der stadig kan laves tilpasninger til den enkelte kunde.
Systemet har - udover alle de ting beskrevet i blogindlægget - massere af plugins og integrationer, en stor webshop med alle features, stort billetsystem hvor alle typer billetter kan sælges og mulighed for selv at opsætte design eller at lave et i samarbejde med os efter jeres ønsker. Der er desuden massere af muligheder for mersalg, marketing og brug af sociale medier.
Flex4B systemet er sikkert og holdes konstant opdateret. Det er hurtigt og stabilt og er hostet i moderne hosting center med alle features.
Vil du helt uforpligtende have mere information, så benyt en af nedenstående muligheder
kortsystemsæsonkort systemårskort systemmedlemskort system